Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
De wet: algemene verordening gegevensbescherming.
Persoonsgegevens: elk gegeven over een herkenbaar persoon.
Verwerking van persoonsgegevens: daarmee bedoelen we in elk geval: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.
Bestand: een geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
Verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Bewerker: degene die de persoonsgegevens verwerkt.
Betrokkene: degene over wie een persoonsgegeven gaat.
Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke gemachtigd is om persoonsgegevens te bewerken.
Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
Toestemming van de betrokkene: elke vrije wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt.
Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
Bereik
Dit reglement geldt voor de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het geldt ook voor niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.
Dit reglement geldt voor De Kleurenfabriek en gaat over de verwerking van persoonsgegevens van klanten, medewerkers en vrijwilligers.
Doel
Het doel van het verzamelen van gegevens is om de effectiviteit en continuïteit van de dienstverlening te waarborgen, alsmede het realiseren van de doeleinden zoals die staan omschreven in het jaarplan en andere plannen en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.
De doeleinden waarvoor binnen De Kleurenfabriek gegevens worden verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk omschreven in het aan de klant uitgereikte toestemmingsformulier.
Vertegenwoordiging betrokkene
Als de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt of onder curatele is gesteld, dan wel als de betrokkene een mentor heeft, is de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger nodig.
Toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.
Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
De Kleurenfabriek is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegeven; onder verantwoordelijkheid van de kleurenfabriek is een beheerder belast met het feitelijke beheer van persoonsgegevens.
De Kleurenfabriek zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.
De Kleurenfabriek is aansprakelijk voor het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet nakomen van de voorschriften uit dit reglement.
Rechtmatige verwerking
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden verder niet verwerkt voor overige doeleinden.
Persoonsgegevens dienen, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of verwerkt, toereikend en ter zake dienend te zijn; er worden niet meer gegevens verzameld dan voor dit doel nodig is.
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien :
- De betrokken voor de verwerking schriftelijk toestemming heeft verleend.
- De gegevensverwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is.
- De gegevensverwerking nodig is om een wettelijke verplichting van De Kleurenfabriek na te komen.
- De gegevensverwerking nodig is in verband met een vitaal belang van de betrokkene
- De gegevensverwerking nodig is vanwege het belang van De Kleurenfabriek of een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dat belang voorgaat.
Ieder die handelt onder het gezag van De Kleurenfabriek verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van De Kleurenfabriek, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
De gegevens worden alleen verwerkt door personen die zich hebben verplicht tot
geheimhouding.
Verwerking van persoonsgegevens
- De verwerking van gegevens vindt plaats door medewerkers van De Kleurenfabriek voor zover dat met het oog op een goede behandeling of begeleiding van de betrokkene, dan wel beheer van De Kleurenfabriek nodig is.
- De verwerking geschiedt met nadrukkelijke toestemming van de betrokkene.
Bijzondere persoonsgegevens
- De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van vereniging of strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve als de wet dit bepaalt.
- Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt niet voor zover :
- Verwerking plaatsvindt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene
- De gegevens door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt
- De verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of verdediging voor de rechter
Gegevensverwerking
Gegevens verkregen bij de betrokkene
Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen deelt De Kleurenfabriek de betrokkene voor het moment van verkrijging mede :
- Zijn identiteit.
- Het doel van verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat doel al kent.
De Kleurenfabriek verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat, gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
Gegevens elders verkregen
Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt De Kleurenfabriek de betrokkene mede :
- Zijn identiteit.
- Het doel waarvoor de verwerking van zijn gegevens zijn bestemd.
Het moment waarop dat moet gebeuren is :
- Het moment waarop De Kleurenfabriek de gegevens vastlegt of,
- Als De Kleurenfabriek de gegevens verzamelt om aan een derde te vertrekken, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking aan die derde.
De Kleurenfabriek verstrekt nader informatie voor zover dat, geelt op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder deze worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost. In dat geval legt De Kleurenfabriek de herkomst van de gegevens vast.
Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient De Kleurenfabriek de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijke voorschrift tot vastlegging of verstrekking van de hem betreffende gegevens.
Recht op inzage
- De betrokkene heeft het recht verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben in te zien.
- De Kleurenfabriek deelt een ieder op diens verzoek, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 2 weken, na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem betreffen.
- Als dat het geval is, verstrekt De Kleurenfabriek de verzoeker desgewenst, zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk een volledig overzicht daarvan, met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
- Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet De Kleurenfabriek aan het verzoek in een andere dan schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
- De Kleurenfabriek kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met :
- De opsporing en vervolging van strafbare feiten.
- De bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.
Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
- Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat De Kleurenfabriek over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dat voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
- De Kleurenfabriek deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat.
- De Kleurenfabriek draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Bewaren van gegevens
- Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld en vervolgens worden bewerkt.
- De Kleurenfabriek verwijdert klantgegevens uiterlijk 3 jaar na beëindiging van de dienstverlening, alle toe de persoon te herleiden gegevens, behalve als de wet een andere termijn aangeeft.
- Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen deze in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
- Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijdering voor het verstrijken van de bewaartermijn, worden desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van 3 maanden verwijderd.
- Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat:
- Het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene
- Het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
- Indien daarover tussen betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.
Functionaris bescherming persoonsgegevens
De Kleurenfabriek heeft de functie van functionaris bescherming persoonsgegevens ingesteld ter bewaking van de richtlijnen rond verwerking en bescherming van persoonsgegevens.
Klachtenregeling
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot :
- De betrokken begeleider van De Kleurenfabriek
- De klachtencommissie zoals genoemd in het klachtenreglement van De Kleurenfabriek, nadat de interne klachtenprocedure is doorlopen
- De rechtbank
- College van bescherming persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren.
Wijzigingen, inwerkingtreding en afschrift
- Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door De Kleurenfabriek
- De wijzigingen in dit reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan de betrokkenen
- Dit reglement treedt in werking per 01-05-2018
- Dit reglement is bij De Kleurenfabriek in te zien en staat op de site van De Kleurenfabriek. Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden verkregen.
Onvoorzien
In geval waarin dit reglement niet voorziet, beslist De Kleurenfabriek, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.